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江西新能源科技职业学院学生档案管理暂行办法

作者:教务处 发布时间:2015年04月30日点击: 698次 ┆字号:
学生档案管理是记载学生个人经历和成长过程的历史资料,是学生毕业后,用人单位了解学生在校期间德、智、体等方面情况的重要依据。为了提高学院学生档案管理工作质量和管理水平,充分发挥其作用,有效地为学院和社会服务,根据《高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》,结合学院实际,特制订本办法.
一、学生档案工作的基本原则
(一)学生档案必须实行集中统一管理的原则,确保档案材料真实、完整、准确、系统、安全和有效利用。
(二)学生档案工作是学生管理工作的重中之重,要纳入学院学生管理工作职责范围。要有计划、检查、总结、验收等工作环节。
(三)班主任负责本班学生文件材料的形成、积累、整理和归档工作。
二、学生档案收集和管理
(一)档案的收集内容:
(1)学生录取档案材料(高中或中等专业学校个人档案及报考档案)
(2)新生入学登记表。
(3)学生学籍表和学籍变更材料(休学、退学、复学等材料)。
(4)各类获奖材料,处分决定材料。
(5)体检表。
(6)毕业生登记表。
(7)学生每学年思想品德鉴定。
(8)毕业生成绩单。
(9)其它应入档的材料(毕业论文、实习鉴定等)
(二)档案的管理
1、学生被我院录取后,由学院招生办提供新生录取大表和录取档案材料交教务处学籍科,学籍科应认真与录取大表核对,查对姓名等是否相符,查看新生录取档案是否齐全,将档案登记造册。
2、学生入校后,由教务处指导辅导员(班主任)建立学生在校个人档案。编写档案袋号(与学号统一号码),清查袋内材料,如有材料欠缺,应及时以班为单位,由辅导员(班主任)收集有关材料,装入个人档案。
 3、学生在校期间,受到学院和各单位表彰的材料、处分决定材料、新生人学登记表、学生鉴定表等每学期清理一次,定期归档,不得错装、漏装。
4、学生毕业前,由辅导员(班主任)完成所有档案收集工作。收集中,辅导员(班主任)应本着对社会、对学生负责的态度,注重材料的完备性、真实性和严肃性,认真做好档案材料的收集(归档)工作并按时交学籍科;协助学籍科装封毕业档案。
 5、档案室要做好防火、防盗、防虫等安全工作,非工作人员未经允许不得随意进出。
(二) 档案存放及借阅管理                                                                                                           
1、每年要对学生档案作一次全面核对、清理,防止档案的遗失和积压。
2、为确保学生档案的保密性和严肃性,除有关领导因工作需要查阅外,其它人不得借阅。如有特殊情况,须经院和教务处主管领导签字同意后,方可借阅。借阅档案时,借阅人和档案管理人员均应对袋内材料进行清点、核对,档案中的任何材料不得销毁、涂改,违者给予纪律处分。需要复印档案中有关内容,须经主管领导批准。
 3、学生毕业后,其档案可由档案室保存,原则上保存一年。如一年后仍不能转出的,经本人申请,主管领导审批后,可办理续存手续。续存期间按时间长短须缴纳一定的档案保管费,最长时间不超过三年。
(三) 档案的转递寄发
 1、毕业生被有关单位录用的,其档案可直接寄发录用单位;非单位录用的学生,学生档案可传递到学生入学前户口所在地,或县(市)毕业生就业指导部门,或暂由学院管理;在职就读的毕业生,原则上档案转递原单位。
2、单位派人领取毕业生档案时,应由接收单位开出调档函,由档案管理员检验证件,按机要件办理交寄手续。
3、学生本人领取毕业生档案时,按机要件交接程序办理有关手续。学生应认真检查档案的密封情况,并妥善保管,个人不得私拆档案袋。因由个人拆封造成的档案材料丢失、破损以及失效等责任自负。
4、除正常毕业外,因学生个人原因需办理转递邮寄档案的,其邮寄费由学生本人承担。
5、如学生因转学、退学等需转递档案,由个人写转递档案理由,并由主管领导审批后方能转递档案,管理人员要及时随学生的变动办理相关手续。
6、新生录取后未到我院报到的,其档案原则上按招生录取部门的有关规定处理。经招生办批推学生退领档案时,应收取一定的录取费和保管费。
三、学生档案编号
为了便于工作,学生档案号与学号用同一号码。.
四、档案保管
1、学生类档案必须保存在符合规范的档案保存场所内。
2.、档案室应有防盗、防火、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施。
五、附则
1、本《办法》由学院教务处负责解释。
2、本《办法》自发文之日起施行。